Informačný systém pre firmu: od ponuky po účtovníctvo
Bidmio je ERP pre remeselníkov a servisné firmy. Ponuka, zákazka, ľudia, materiál, faktúra, mzdy a účtovníctvo sú v jednom programe, v počítači aj v mobile. Začnete jednoducho ako živnostník a systém narastie s vami až po firmu s desiatkami ľudí a viacerými spoločnosťami.
Koľko programov dnes vaša firma platí?
Typická remeselná alebo servisná firma má ponuky vo Worde, zákazky v Exceli, faktúry vo fakturačnom programe, dochádzku na papieri, fotky v telefónoch, účtovníctvo u účtovníčky v ďalšom programe a dopyty v e-maile. Každý program stojí peniaze, no najviac stojí prepisovanie medzi nimi. Číslo sa prepíše zle, faktúra sa zabudne vystaviť a nikto nevie povedať, či zákazka zarobila.
Informačný systém pre firmu, často sa mu hovorí ERP, rieši presne toto: údaje sa zapíšu raz a ďalej ich používa každý, kto ich potrebuje. Tu je, čo v Bidmio nahradí bežnú skladačku programov:
| Dnes | V Bidmio |
|---|---|
| Ponuky vo Worde alebo Exceli | cenová ponuka po položkách, ktorú zákazník prijme online |
| Excel alebo zošit na zákazky | zákazka s termínom, tímom, hodinami, materiálom a fotkami |
| Dochádzka na papieri | dochádzka a hodiny z mobilu, aj hlasom alebo cez QR na stavbe |
| Fakturačný program | faktúra zo zákazky s QR Pay by Square a e-faktúrou cez Peppol |
| Samostatný účtovný program | podvojné účtovníctvo, DPH a kontrolný výkaz v tej istej knihe |
| Mzdy u externej firmy alebo v ďalšom programe | výplatné pásky a odvody z odpracovaných hodín |
| Tabuľka skladu a náradia | sklad, objednávky a náradie s QR štítkami |
| Web od známeho a dopyty v e-maile | firemný web, z ktorého je dopyt priamo v systéme |
Porovnania s konkrétnymi programami, ako Pohoda, KROS či Superfaktúra, nájdete na stránkach porovnaní. Tu ukazujeme, ako vyzerá jeden systém zvnútra.
Jedna zákazka od prvého telefonátu po účtovníctvo
Najlepšie sa jeden systém vysvetlí na jednej zákazke. Takto prejde výmena kotla alebo rekonštrukcia kúpeľne celým Bidmio, bez jediného prepisovania:
- 1
Dopyt
Zákazník pošle formulár z vášho webu alebo zavolá. Dopyt je v Bidmio pri zákazníkovi, nie v e-maile.
- 2
Cenová ponuka
Ponuku zostavíte po položkách z cenníka, nadiktujete ju alebo vám ju AI navrhne z fotky. Zákazník ju otvorí cez odkaz a prijme online.
- 3
Zákazka a plán
Z prijatej ponuky je zákazka s termínom a tímom. Technik ju vidí v mobile v dnešnom pláne aj s trasou.
- 4
Hodiny a dochádzka
Ľudia zapisujú hodiny k zákazke z mobilu, aj hlasom. Mobil navrhne záznam, keď je človek na mieste, a funguje aj bez signálu.
- 5
Materiál
Materiál sa odpíše zo skladu alebo z auta na zákazku. Bločky a dodávateľské faktúry vyťaží AI a priradí ich k zákazke.
- 6
Protokol a podpis
Servisný protokol, revíznu správu alebo zápis do stavebného denníka podpíše zákazník priamo v mobile.
- 7
Faktúra a platba
Faktúra vznikne z vykonanej práce a materiálu, s QR kódom na platbu. Platba z banky sa spáruje s faktúrou.
- 8
Účtovníctvo a mzdy
Faktúra je zápis v tej istej účtovnej knihe a hodiny sú podkladom pre mzdy. Nič sa neexportuje do druhého programu.
Na konci vidíte, koľko zákazka naozaj stála a zarobila, lebo hodiny, materiál aj faktúra sú na jednom mieste. Nie odhad z pamäte na konci roka, ale číslo počas práce.
Moduly, ktoré zapnete podľa potreby
Bidmio nie je jeden obrovský program, v ktorom sa stratíte. Je to sada modulov. Zapnete tie, ktoré firma potrebuje, a ostatné nevidíte. Ktoré moduly sú v ktorom pláne, je v cenníku.
Predaj a zákazníci
Zákazníci a kontakty, dopyty z webu a formulárov, cenové ponuky s prijatím online, zákaznícky portál s dokumentmi a automatické e-maily, napríklad pripomienka ponuky, na ktorú zákazník neodpovedal.
Zákazky a projekty
Zákazky s tímom, úlohami, dokumentmi a fotkami. Pre stavebné firmy harmonogram s Ganttovým diagramom, stavebný denník, zmenové listy, súpisy prác a sledovanie nákladov počas stavby.
Ľudia
Dochádzka a výkazy hodín z mobilu, žiadosti o dovolenku, prehľad nadčasov, chat pri zákazke s prekladom do piatich jazykov, BOZP so školeniami a termínmi a mzdy z odpracovaných hodín.
Teren a servis
Výjazdy a dnešný plán technika s trasou, servisné požiadavky, servisné zmluvy, zariadenia u zákazníka, servisné protokoly a revízne správy s nameranými hodnotami a podpisom.
Materiál, náradie a autá
Sklad s príjemkou, výdajkou a inventúrou, objednávky dodávateľom, materiál v aute technika, náradie a stroje s QR štítkami a vozový park s knihou jázd.
Peniaze
Fakturácia s QR Pay by Square, e-faktúry cez Peppol, zálohy, dobropisy, pohľadávky s pripomienkami, spárovanie platieb z banky, podvojné účtovníctvo, DPH a kontrolný výkaz.
Web a formuláre
Firemný web so šablónou pre vaše remeslo, webové formuláre, cenová kalkulačka pre zákazníkov a rezervácia stretnutí. Všetko, čo zákazník odošle, je dopyt v Bidmio.
AI, ktorá šetrí písanie
Diktovanie pracovných záznamov a ponúk, návrh ponuky z fotky, vyťaženie bločkov a dodávateľských faktúr a AI pomocník, ktorý odpovie, kde čo v Bidmio nájdete.
Pre živnostníka aj pre veľkú firmu
Bidmio je pre každého, od jednoduchého použitia po firmu s požiadavkami na úrovni enterprise. Nemusíte meniť softvér, keď firma narastie. Prepnete plán a zapnete ďalšie moduly v tom istom programe, s tými istými údajmi.
Živnostník
Ponuka, zákazka, fotky, hodiny a faktúra. Nič navyše, čo by bolo treba nastavovať. Aplikácia v mobile stačí aj na prácu priamo u zákazníka. Účtovníctvo a web sú v tom istom prihlásení, keď ich budete chcieť.
Firma s partiami
Viac ľudí, viac zákaziek naraz. Dochádzka, plán práce, sklad, autá, BOZP a mzdy. Majiteľ vidí, kto je kde a ktorá zákazka zarába.
Väčšia firma a skupina firiem
Viac firiem v jednom prihlásení, oprávnenia po moduloch, schvaľovacie pravidlá a zastupovanie, prihlásenie cez firemný účet Microsoft alebo Google, dvojfaktorové overenie, história zmien a API na prepojenie s ďalšími systémami.
ERP pre remeselníkov: čo je iné ako vo všeobecnom systéme
Všeobecné ERP systémy sú stavané pre obchod a výrobu: objednávka, sklad, expedícia. Remeselník a servisná firma však nepredávajú tovar zo skladu. Predávajú prácu u zákazníka, ktorá sa ťažko odhaduje a mení sa počas realizácie. Preto Bidmio stojí na zákazke, nie na objednávke.
- ponuka sa dá zostaviť na mieste, aj nadiktovať, a zákazník ju prijme v telefóne,
- práca sa zapisuje z mobilu, nie v kancelárii na konci týždňa,
- protokoly, revízne správy a stavebný denník sú súčasťou systému, nie papier vedľa neho,
- faktúra vychádza z toho, čo sa naozaj spravilo, aj s viacprácami,
- účtovná kniha, DPH a mzdy sú v tom istom programe, nie prepojenie na cudzí.
Každé remeslo má v Bidmio vlastné nastavenia a ukážkové údaje. Elektrikár dostane revízie a merania, inštalatér zariadenia a tlakové skúšky, maliar plochy v m², stavebná firma rozpočet a harmonogram.
Program pre servisnú firmu
Servisná firma žije z výjazdov: hovor, porucha, technik, protokol, faktúra. Ak niektorý krok vypadne, firma prichádza o peniaze. Typický príklad je technik, ktorý opravil, no kancelária o tom nevie a faktúra nikdy neodíde.
V Bidmio je každá porucha servisná požiadavka, dispečer ju dá technikovi do plánu, technik má v mobile adresu, históriu zariadenia aj materiál v aute a na mieste vyplní protokol s podpisom zákazníka. Kancelária vidí podpísanú prácu hneď a fakturuje ju. Pravidelné servisné zmluvy si systém stráži sám.
Pre aké firmy je Bidmio
Bidmio je zamerané na firmy, ktoré predávajú prácu u zákazníka. Pri každej z nich zapnete iné moduly, ale základ je rovnaký: zákazka, ľudia, materiál a peniaze.
- Elektrikári a revízni technici: výjazdy, revízne správy s nameranými hodnotami, termíny ďalších revízií.
- Inštalatéri, kúrenári a plynári: zariadenia u zákazníka, servis kotlov, tlakové skúšky a materiál v aute.
- Maliari a fasádnici: ponuky podľa m², fotky pred a po, partie na viacerých zákazkách naraz.
- Stolári a tesári: zákazková výroba, materiál, stavebný denník a náradie.
- Stavebné firmy a generálni dodávatelia: rozpočet, harmonogram, subdodávatelia, zmenové listy a súpisy prác.
- Servisné firmy: servisné požiadavky, zmluvy, plán technikov, protokoly a pravidelná údržba.
- Ďalšie remeslá a služby, ktoré robia zákazky u zákazníka: podlahári, klampiari, záhradníci či upratovacie firmy.
Účtovníctvo a mzdy v tom istom systéme
Väčšina programov pre remeselníkov končí pri faktúre a doklady potom posiela účtovníčke do iného programu. V Bidmio je podvojné účtovníctvo súčasťou systému: hlavná kniha, súvaha, výsledovka, uzávierka roka, dlhodobý majetok s odpismi, priznanie DPH a kontrolný výkaz. Vystavená faktúra aj schválený doklad sú zápis v tej istej knihe.
Účtovníčka môže pracovať priamo vo vašej knihe v Bidmio, s vlastným prístupom. Bidmio nenahrádza človeka, ktorý uzávierku skontroluje a podpíše. Nahrádza druhý program a prepisovanie dokladov.
Mzdy vychádzajú z odpracovaných hodín v tom istom programe. Bidmio vypočíta výplatné pásky a odvody, pásky pošle zamestnancom e-mailom a platby pripraví ako súbor do banky. Mesačný výkaz do Sociálnej poisťovne a registračné listy stiahnete ako súbor na podanie. Ostatné hlásenia, napríklad pre zdravotné poisťovne a daňový úrad, podávate ako doteraz.
Ako vyzerá deň vo firme, ktorá má všetko v jednom systéme
Rozdiel medzi piatimi programami a jedným systémom najlepšie ukáže obyčajný pracovný deň servisnej alebo remeselnej firmy so šiestimi ľuďmi.
Ráno: plán je v mobile, nie v hlave majiteľa
Technici ráno nevolajú šéfovi, kam ísť. Otvoria mobil a vidia dnešné výjazdy s adresou, poradím na trase a poznámkou od zákazníka. Majiteľ v počítači vidí, kto je kde, a novú poruchu, ktorá prišla v noci z webu, pridelí najbližšiemu technikovi.
Cez deň: práca sa zapisuje tam, kde vzniká
Technik odfotí zariadenie pred opravou a po nej, odpíše materiál z auta a zapíše hodiny hlasom. Zákazník podpíše protokol na displeji. Ak treba ponuku na väčšiu opravu, technik ju nadiktuje priamo u zákazníka a ten ju môže prijať ešte v ten deň.
Popoludní: kancelária fakturuje hotovú prácu
Kancelária nečaká na papierové výkazy z celého týždňa. Vidí podpísané protokoly a zoznam nevyfakturovanej práce, faktúry vystaví jedným krokom a pošle ich e-mailom aj s QR kódom na platbu. Bločky, ktoré technici odfotili, už vyťažila AI a čakajú len na schválenie.
Večer: majiteľ vidí čísla, nie pocity
Koľko sa dnes vyfakturovalo, ktoré faktúry sú po splatnosti, ktorá zákazka ide do straty a koľko hodín odpracovali ľudia tento mesiac. Bez exportov a bez skladania tabuliek, lebo všetko je v jednom systéme a čísla sa počítajú samé.
Prečo jeden systém a nie päť prepojených programov
Prepojiť fakturačný program s účtovným a s dochádzkou sa dá. Každé prepojenie je však ďalšie miesto, kde sa niečo pokazí, ďalšie heslo a ďalšia faktúra za licenciu. Keď sa jeden program aktualizuje, prepojenie prestane fungovať a nikto nevie, kto to má opraviť.
- údaje zapíšete raz, napríklad zákazníka, cenu alebo hodinu práce,
- čísla sedia, lebo faktúra, sklad aj kniha čerpajú z toho istého záznamu,
- maržu zákazky vidíte počas práce, nie až pri uzávierke,
- jedno prihlásenie v počítači aj v mobile pre celú firmu,
- jeden dodávateľ, jedna podpora a jedno predplatné.
Čo vás skladačka programov stojí naozaj
Licencie sú tá menšia časť. Väčšia je čas: hodina týždenne na prepisovanie výkazov do faktúr, pol dňa mesačne na zbieranie dokladov pre účtovníčku, faktúry, ktoré sa nevystavili, lebo výkaz zapadol v aute, a zákazky, pri ktorých sa až na konci roka ukáže, že boli v strate. Jeden systém tieto straty nezruší úplne, ale väčšinu z nich odstráni tým, že sa údaje nikde neprepisujú.
V kancelárii aj na stavbe
Bidmio beží v prehliadači a ako aplikácia v mobile, nič sa neinštaluje na server. Kancelária pracuje na počítači, ľudia v teréne v Pracovnej zóne v mobile. Tá je jednoduchá: dnešná práca, hodiny, fotky, materiál a podpis. Hodiny sa zapíšu aj v pivnici bez signálu a odošlú sa, keď sa signál vráti.
Subdodávateľ, ktorého pozvete na zákazku, zapisuje hodiny a materiál bez vlastného predplatného. Zahraničná partia číta správy v chate vo svojom jazyku.
Na stavbe, kde nemá každý robotník vlastný účet, môže dochádzku zaznamenávať tablet v bunke s QR kódom, ktorý ľudia naskenujú svojím mobilom. Keď sa človek priblíži k miestu zákazky, mobil mu sám navrhne pracovný záznam a on ho len potvrdí. Šéf partie tak nemusí večer prepisovať hodiny z papiera a kancelária má podklady pre faktúru aj pre mzdy v ten istý deň.
Ako vybrať informačný systém pre malú firmu: 8 otázok
Pri výbere informačného systému sa ľahko stratíte v zoznamoch funkcií. Užitočnejšie je položiť si tieto otázky a odpovede porovnať pri každom programe, ktorý zvažujete:
- Pokryje systém celú cestu zákazky od dopytu po účtovníctvo, alebo len jej časť a zvyšok budete prepájať?
- Budú ho ľudia v teréne naozaj používať v mobile, aj s rukavicami a bez signálu?
- Je v ňom účtovníctvo a mzdy, alebo ostane druhý program a druhé predplatné?
- Zvládne firmu, keď narastie o ďalších ľudí, firmy a schvaľovanie, bez prechodu na iný softvér?
- Koľko stojí ročne vrátane používateľov, a nie je v cene skrytá inštalácia, server alebo povinné školenie?
- Dajú sa do neho preniesť zákazníci, cenníky a otvorené zákazky, a dajú sa dáta zase exportovať?
- Kde sú uložené dáta a kto k nim má prístup?
- Dá sa vyskúšať na vlastnej práci predtým, ako podpíšete zmluvu?
Pri Bidmio odpovede nájdete vyššie na tejto stránke a v cenníku. Ak niektorá odpoveď pre vašu firmu nesedí, napíšte nám alebo si rezervujte krátky hovor, povieme vám to na rovinu.
Prechod z Pohody, KROS, Money alebo Excelu
Prechod na nový systém neznamená zastaviť firmu. Zákazníkov, cenníky a otvorené zákazky prenesiete importom a pomôžeme vám s prvým nastavením. Účtovníctvo zvyčajne prechádza od začiatku účtovného obdobia, dovtedy môže účtovníčka dostávať doklady z Bidmio ako doteraz.
Počas 14-dňovej skúšky sú zapnuté všetky moduly a ukážkové údaje pre vaše remeslo, takže si systém vyskúšate na reálnej práci ešte pred rozhodnutím.
Zavedenie systému krok za krokom
Nový systém zlyhá najčastejšie vtedy, keď sa firma pokúsi zmeniť všetko naraz. Osvedčený postup je zapínať moduly postupne, tak ako ich ľudia vedia prijať:
- 1
Údaje firmy a zákazníci
Nastavíte firmu, logo a cenník a importujete zákazníkov. Ukážkové údaje pre vaše remeslo vám ukážu, ako to má vyzerať.
- 2
Ponuky a zákazky
Nové ponuky a zákazky už robíte v Bidmio. Staré dobehnú v pôvodnom programe.
- 3
Mobil pre ľudí v teréne
Ľudia si nainštalujú Pracovnú zónu a zapisujú hodiny, fotky a materiál k zákazkám. Stačí im pár minút vysvetlenia.
- 4
Fakturácia
Faktúry vystavujete zo zákaziek a platby sa párujú z banky.
- 5
Účtovníctvo a mzdy
Od začiatku nového obdobia prejde do Bidmio aj kniha a mzdy, spolu s vašou účtovníčkou.
Každý krok funguje sám o sebe, takže firma má úžitok už od prvého týždňa a nemusí čakať na veľké spustenie.
Povinnosti, s ktorými systém pomáha
Malá firma má veľa povinností, ktoré nesúvisia s jej remeslom. Jeden systém ich nevybaví za vás, ale drží podklady pohromade a pripomenie termíny.
Elektronická fakturácia od roku 2027
Na Slovensku sa od roku 2027 zavádza povinná elektronická fakturácia medzi firmami. Bidmio posiela e-faktúry cez sieť Peppol už dnes, takže na zmenu nemusíte meniť program.
DPH a kontrolný výkaz
Priznanie DPH a kontrolný výkaz vznikajú z účtovnej knihy, do ktorej sa faktúry a doklady zapisujú priebežne. Na konci mesiaca sa nič nezbiera z viacerých programov.
BOZP a školenia
Školenia s dátumom platnosti, lekárske prehliadky, osobné ochranné pracovné prostriedky a kniha úrazov. Systém upozorní, keď sa blíži termín, skôr ako ho zistí inšpektor.
GDPR
Údaje zákazníkov a zamestnancov sú na jednom mieste s riadeným prístupom podľa rolí, nie v e-mailoch a súkromných telefónoch. Spracúvanie upravuje zmluva o spracúvaní osobných údajov.
Bezpečnosť a vaše dáta
Dáta sú uložené na serveroch v Európskej únii, prenos je šifrovaný a zálohy sa robia pravidelne. Každá zmena dôležitých záznamov sa ukladá do histórie, takže viete, kto čo a kedy zmenil. Spracovanie osobných údajov upravuje zmluva o spracúvaní podľa GDPR.
Čo Bidmio nie je
- Reklamná agentúra. Web a dopyty áno, kampane nepredávame.
- Náhrada účtovníčky. Nahrádza samostatný účtovný program, nie človeka, ktorý uzávierku podpíše.
- Stavebný rozpočtový program s cenovou databázou. Na rozpočty s oficiálnymi cenníkmi stavebných prác sú špecializované programy.
- E-shop. Bidmio predáva vašu prácu, nie tovar cez košík.
Časté otázky
Je Bidmio ERP?
Áno. Bidmio je informačný systém, teda ERP, stavaný pre remeselníkov, stavebné a servisné firmy. Spája ponuky, zákazky, ľudí, materiál, faktúry, mzdy a účtovníctvo.
Pre akú veľkú firmu je Bidmio?
Pre živnostníka aj pre firmu s desiatkami ľudí a viacerými spoločnosťami. Začnete jednoduchým plánom a ďalšie moduly zapnete, keď ich firma potrebuje.
Musím zapnúť všetky moduly?
Nie. Zapnete len tie, ktoré používate, a ostatné sa vôbec neukazujú.
Môže v Bidmio pracovať aj externá účtovníčka?
Áno. Pozvete ju do svojej firmy v Bidmio s vlastným prístupom a pracuje priamo vo vašej účtovnej knihe, bez posielania dokladov.
Nahradí Bidmio účtovný program?
Áno, Bidmio má podvojné účtovníctvo, DPH a kontrolný výkaz. Nenahrádza však účtovníčku ako človeka, ktorá môže pracovať priamo vo vašej knihe.
Počíta Bidmio mzdy?
Áno. Z odpracovaných hodín vypočíta výplatné pásky a odvody a pripraví platby do banky. Výkaz do Sociálnej poisťovne a registračné listy stiahnete ako súbor na podanie.
Potrebujem server alebo inštaláciu?
Nie. Bidmio beží v prehliadači a ako aplikácia v mobile. Aktualizácie, zálohy a bezpečnosť riešime my.
Funguje Bidmio v mobile aj bez signálu?
Áno. Pracovná zóna v mobile zapíše hodiny aj bez internetu a odošle ich, keď sa signál vráti.
Môžem mať v Bidmio viac firiem?
Áno. Vo vyšších plánoch spravujete viac firiem v jednom prihlásení, každú s vlastnými údajmi, účtovníctvom a oprávneniami.
Ako prejdem z Pohody alebo KROS?
Zákazníkov, cenníky a zákazky prenesiete importom a s prvým nastavením pomôžeme. Účtovníctvo zvyčajne prechádza od začiatku obdobia.
Vie Bidmio e-faktúry od roku 2027?
Bidmio posiela e-faktúry cez sieť Peppol, na ktorej stavia povinná elektronická fakturácia na Slovensku od roku 2027. Na odosielanie treba firmu raz zaregistrovať, s čím pomôžeme.
Koľko stojí celý systém?
Platíte mesačné predplatné podľa plánu a počtu používateľov, bez inštalácie a bez jednorazovej licencie. Aktuálne ceny sú v cenníku a 14 dní je skúška zadarmo.
Kde sú moje dáta?
Na serveroch v Európskej únii, šifrované a pravidelne zálohované. Dáta si môžete kedykoľvek exportovať.
Jeden systém namiesto piatich programov
Vyskúšajte Bidmio 14 dní zadarmo so všetkými modulmi a ukážkovými údajmi pre vaše remeslo.