Migrácia do Bidmio: ako prejsť z POHODA, KROS či Money bez straty dát
Praktický sprievodca prechodom pre stavebné firmy a remeselníkov – kedy prejsť, čo preniesť a čomu sa vyhnúť
Väčšina stavebných firiem na Slovensku dnes jazdí na kombinácii účtovného programu (POHODA, KROS Omega, Money S3) a Excelu na zákazky. Funguje to – kým firma nerastie. Potom začnú chýbať prepojené čísla: koľko zákazka reálne stojí, čo je vyfakturované a kde sa stráca marža. Tento sprievodca vás prevedie celou migráciou do Bidmia krok za krokom: kedy je najlepší čas na prechod, ktoré dáta preniesť, ako opustiť konkrétny program a aké chyby robia firmy najčastejšie. Ak práve digitalizujete celú firmu, pozrite si aj sprievodcu digitalizáciou stavebnej firmy. Vyskúšajte si Bidmio ešte pred rozhodnutím.
Prečo stavebné firmy menia softvér
POHODA, KROS aj Money sú kvalitné účtovné programy – ale sú stavané pre účtovníka, nie pre stavbu. Rozpočet vznikne v jednom nástroji, faktúry v druhom, dochádzka na papieri a skutočné náklady zákazky sa dozviete až pri uzávierke. Bidmio spája cenové ponuky, riadenie projektov, výkazy práce, fakturáciu aj firemné výdavky do jedného systému, takže vidíte ziskovosť každej zákazky priebežne, nie so spätným zrkadlom.
Štyri najčastejšie dôvody prechodu
1Zákazky žijú mimo účtovníctva
Účtovný program vidí faktúry a doklady, ale nevie, ku ktorej zákazke patrí ktorá hodina práce a ktorý nákup materiálu. Ziskovosť zákazky sa počíta ručne v Exceli – ak vôbec.
2Desktop viaže firmu na jednu kanceláriu
Klasické desktopové programy bežia na jednom počítači. Stavbyvedúci na stavbe nevidí nič a večer sa prepisujú papiere. Cloud je dostupný z mobilu priamo z terénu.
3Zlepené produkty namiesto jedného systému
Účtovníctvo v jednom programe, mzdy v druhom, rozpočty v treťom a projekty v Exceli. Každé prepojenie je ručný prepis – a každý prepis je zdroj chýb.
4Rozpočet sa po vyhratí zákazky odloží
Rozpočtárske nástroje končia odovzdaním ponuky. Počas realizácie už nikto nesleduje, či sa skutočné náklady držia rozpočtu – a odchýlky sa zistia neskoro.
Kedy je najlepší čas na prechod
Ideálny termín prechodu je koniec účtovného obdobia – k 1. januáru začínate s čistými počiatočnými stavmi a nemusíte prenášať rozpracované obdobie. Ak sa nechcete viazať na koniec roka, druhá najlepšia voľba je koniec štvrťroka alebo mesiaca. Jediné, čomu sa vyhnite, je prechod uprostred mesiaca – rozdelené obdobie komplikuje DPH, mzdy aj kontrolu úplnosti dokladov. Dobrá správa: na zákazkovú časť Bidmia (ponuky, projekty, výkazy práce) nemusíte čakať na nový rok – tú viete rozbehnúť kedykoľvek a účtovnú časť preklopiť k 1.1.
Tri scenáre podľa termínu
1Koniec roka (odporúčané)
Uzavriete rok v starom systéme, do Bidmia prenesiete len počiatočné stavy a otvorené položky. Najčistejší a najlacnejší variant.
2Koniec štvrťroka alebo mesiaca
Prenesiete počiatočné stavy k danému dátumu a obraty od začiatku roka. O niečo viac práce, ale bežná a bezpečná cesta.
3Kedykoľvek – po častiach
Zákazky, ponuky, výkazy práce a výdavky spustíte v Bidmiu hneď; účtovníctvo dobehne k najbližšej uzávierke. Firma získa prehľad o zákazkách okamžite.
Migrácia krok za krokom (4 fázy)
Celý prechod bežnej stavebnej firmy (5–30 ľudí) trvá typicky 2–6 týždňov popri bežnej prevádzke. Tu je osvedčený postup po fázach.
1.Príprava a upratovanie dát (1–2 týždne)
Cieľ: preniesť len čisté a potrebné dáta, nie desať rokov balastu.
- Spíšte, čo reálne používate: adresár, cenníky, otvorené faktúry, rozbehnuté zákazky, sklad.
- Vyčistite adresár – duplicitné a mŕtve kontakty neprenášajte.
- Vysporiadajte, čo sa dá: staré preplatky, drobné saldá, nevyriešené doklady.
- Dohodnite s účtovníkom termín prechodu a rozsah prenášaných dát.
📋 Zoznam dát na prenos a dohodnutý dátum prechodu.
💡 Migrácia je najlepšia príležitosť na upratovanie za posledné roky – čo neprenesiete, zostáva v archíve starého systému.
2.Export a import dát (2–5 dní)
Cieľ: dostať dáta zo starého systému do Bidmia a skontrolovať ich.
- Vyexportujte adresár, cenníky a otvorené položky zo starého programu (XML, CSV alebo Excel).
- Naimportujte kontakty, položky a otvorené pohľadávky/záväzky do Bidmia.
- Zadajte počiatočné stavy účtov a otvorené zákazky s rozpočtami.
- Porovnajte kontrolné súčty: počet kontaktov, súčet otvorených pohľadávok a záväzkov.
📋 Dáta v Bidmiu sedia so starým systémom na kontrolných súčtoch.
💡 Pri importe pomôže tím Bidmia – dáta nemusíte prenášať sami ručne.
3.Paralelný beh a zaškolenie (1–2 týždne)
Cieľ: istota, že nový systém funguje, skôr než vypnete starý.
- Prvé faktúry a výkazy práce zadajte súbežne do oboch systémov a porovnajte výsledky.
- Zaškoľte kanceláriu (fakturácia, doklady) aj majstrov (mobilná aplikácia, výkazy).
- Nastavte číselné rady faktúr tak, aby nadväzovali na starý systém.
- Preneste rozpracované ponuky a nastavte šablóny dokumentov s vaším logom.
📋 Tím vie pracovať v Bidmiu a výstupy sedia so starým systémom.
💡 Paralelný beh nemusí trvať mesiace – 1–2 týždne na kritických procesoch stačia.
4.Ostrý štart a archivácia (1 deň + priebežne)
Cieľ: prepnúť sa naostro a splniť zákonné povinnosti archivácie.
- Od dohodnutého dátumu vystavujte všetky doklady už len v Bidmiu.
- Starý systém nechajte v režime na čítanie – neodinštalujte ho.
- Zazálohujte kompletnú databázu starého programu na dve nezávislé miesta.
- Po prvom mesiaci si prejdite uzávierku s účtovníkom a doladíte detaily.
📋 Firma beží naostro v Bidmiu, staré dáta sú bezpečne archivované.
💡 Účtovné doklady musíte archivovať 10 rokov – ale nemusíte ich prenášať, stačí prístup k archívu starého systému.
Checklist: ktoré dáta preniesť (a ktoré nie)
Zlaté pravidlo migrácie: prenášajte stavy a otvorené položky, nie celú históriu. Kompletná história zostáva v archíve starého systému, kde ju v prípade kontroly viete dohľadať. Do Bidmia patrí to, s čím budete ďalej pracovať.
Čo preniesť do nového systému
1Počiatočné stavy účtov
Stavy súvahových účtov k dátumu prechodu (v podvojnom účtovníctve cez účet 701). Pripraví ich účtovník zo záverečnej súvahy starého systému.
2Otvorené pohľadávky a záväzky
Neuhradené vystavené aj prijaté faktúry (saldokonto 311/321) a poskytnuté či prijaté preddavky (314/324) – po jednotlivých dokladoch, aby sedelo párovanie úhrad.
3Adresár a cenníky
Zákazníci, dodávatelia, kontaktné osoby, IČO/DIČ, splatnosti. K tomu cenníky prác a materiálov, z ktorých staviate ponuky.
4Rozbehnuté zákazky a sklad
Otvorené zákazky s rozpočtom a doterajšími nákladmi, rozpracované ponuky a aktuálne stavy zásob. Pri cudzích menách si dajte pozor na kurzové prepočty – je to najzradnejšia časť migrácie.
5Čo neprenášať
Uzavreté zákazky, uhradené faktúry, staré objednávky a celú históriu pohybov. Zostávajú v archíve starého systému – prenášať ich je zbytočná práca a zdroj chýb.
Ako odísť z konkrétneho programu
Každý program má vlastné exporty a vlastné špecifiká. Tu je stručný ťahák pre najpoužívanejšie systémy na slovenskom trhu.
1Prechod z programu POHODA
POHODA má slušný export cez Súbor → Dátová komunikácia → XML import/export (a dáta sú dostupné aj v databázových formátoch). Vyexportujte adresár, zásoby a neuhradené faktúry. POHODA je silná v účtovníctve, ale zákazky a stavebnú prevádzku nerieši – práve tam Bidmio nadväzuje projektovým riadením prepojeným na peniaze. Nezabudnite, že ročný SERVIS starého programu môžete po prechode nechať doznieť.
📊 Exporty: XML, DBF/MDB. Typický čas prenosu dát: 1–3 dni.
2Prechod z KROS (Omega, Alfa plus, Olymp, CENKROS)
Ekosystém KROS tvorí viacero samostatných produktov – Omega na podvojné účtovníctvo, Alfa plus na jednoduché, Olymp na mzdy a CENKROS 4 na rozpočty. Omega aj Alfa plus vedia exportovať adresár a doklady do XML/Excelu. Ak používate CENKROS na rozpočtovanie, nemusíte ho hneď opustiť: rozpočet oceníte v CENKROSe a vyhratú zákazku potom riadite v Bidmiu – výkazy práce, náklady a fakturáciu na jednom mieste. CENKROS totiž končí odovzdaním ponuky, Bidmio preberá projekt a peniaze počas realizácie.
📊 Exporty: XML, XLSX. Typický čas prenosu dát: 2–4 dni (viac produktov = viac exportov).
3Prechod z Money S3
Money S3 má XML import/export priamo v základnej verzii, takže adresár, neuhradené faktúry aj zásoby dostanete von bez doplnkov. Money je klasický desktop – po prechode do Bidmia získate cloudový prístup z mobilu a prepojenie dokladov na zákazky cez spracovanie dokladov a firemné výdavky.
📊 Exporty: XML (v základnom balíku). Typický čas prenosu dát: 1–3 dni.
4Prechod z HELIOS, ABRA alebo MRP
HELIOS a ABRA sú robustné ERP systémy – exporty zvyčajne rieši implementačný partner, preto si od neho vyžiadajte dátové výstupy (adresár, saldokonto, zásoby) v XML alebo Exceli. Pre menšiu stavebnú firmu bývajú tieto systémy predimenzované a drahé na údržbu. MRP exportuje do bežných formátov a prechod je jednoduchý. Vo všetkých prípadoch platí rovnaký postup: preniesť stavy a otvorené položky, históriu nechať v archíve.
📊 Exporty: XML/CSV, pri väčších ERP cez partnera. Typický čas prenosu dát: 2–5 dní.
Najčastejšie chyby pri migrácii (a ako sa im vyhnúť)
Strach zo straty dát je najčastejší dôvod, prečo firmy odkladajú prechod aj roky. Pritom takmer všetky problémy migrácie majú rovnakých pár príčin.
1Prenášate úplne všetko
⚠️ Príčiny:
- •Pocit, že desať rokov histórie musí byť v novom systéme.
- •Strach, že staré dáta nebudú dostupné pri kontrole.
✅ Riešenia:
- Prenášajte len stavy, otvorené položky a aktívne číselníky.
- Históriu archivujte v starom systéme v režime na čítanie – zákon nevyžaduje jej prenos, len jej uchovanie.
2Prechod uprostred mesiaca
⚠️ Príčiny:
- •Netrpezlivosť alebo tlak vypnúť starý systém čo najskôr.
✅ Riešenia:
- Prejdite k 1. dňu mesiaca, ideálne k 1.1. alebo k začiatku štvrťroka.
- Zákazkovú časť pokojne spustite skôr – tá na účtovné obdobie naviazaná nie je.
3Neuprataná databáza sa prenesie aj s chybami
⚠️ Príčiny:
- •Duplicitné kontakty, mŕtve položky a nevysporiadané saldá putujú do nového systému.
✅ Riešenia:
- Pred exportom si vyhraďte čas na čistenie adresára a sálda.
- Po importe porovnajte kontrolné súčty so starým systémom.
4Vypnete starý systém príliš skoro
⚠️ Príčiny:
- •Zrušenie licencie hneď po prechode, aby sa ušetrilo.
- •Chýbajúca záloha databázy.
✅ Riešenia:
- Starý systém nechajte minimálne rok dostupný na čítanie a databázu zazálohujte na dve miesta.
- Pamätajte na zákonnú archiváciu účtovných dokladov 10 rokov (zákon č. 431/2002 Z. z., pri faktúrach aj zákon o DPH č. 222/2004 Z. z.).
5Zabudnete na ľudí
⚠️ Príčiny:
- •Systém prepne kancelária, ale majstri a stavbyvedúci ďalej píšu na papier.
✅ Riešenia:
- Zaškoľte terén na mobilnú aplikáciu hneď v prvom týždni.
- Začnite tým, čo im šetrí čas – výkazy práce a fotenie dokladov.
Čo získate prechodom do Bidmia
Bidmio nie je ďalší účtovný program – je to systém pre stavebnú firmu, ktorý spája ponuku, projekt, prácu, doklady a fakturáciu do jedného toku.
| Modul | Opis | Prínos |
|---|---|---|
| Cenové ponuky | Ponuky s položkami a maržou v module cenové ponuky – z vyhratej ponuky vznikne zákazka jedným klikom. | Rozpočet nekončí v šuplíku, ale riadi zákazku. |
| Projektové riadenie | Zákazky s rozpočtom, skutočnými nákladmi a priebežnou ziskovosťou v module projektové riadenie. | Vidíte maržu každej zákazky priebežne, nie po uzávierke. |
| Výkaz práce a dochádzka | Hodiny z terénu cez mobil rovno na zákazku v module výkaz práce a dochádzka. | Žiadne papieriky a prepisovanie na konci mesiaca. |
| Fakturácia | Faktúry, zálohovky a upomienky prepojené na zákazky cez fakturačný modul – pripravený aj na elektronickú fakturáciu. | Nič nezostane nevyfakturované. |
| Spracovanie dokladov | Odfotíte bloček či faktúru a modul spracovanie dokladov ho prečíta a priradí k zákazke. | Náklady zákazky kompletné bez prepisovania. |
| Firemné výdavky | Všetky náklady firmy aj zákaziek pod kontrolou v module firemné výdavky. | Viete, kam odchádzajú peniaze – po zákazkách aj kategóriách. |
Často kladené otázky
Prechod nie je skok do neznáma – je to postup
Migrácia zo starého softvéru sa zdá ako veľká vec, ale v praxi je to séria malých, kontrolovateľných krokov: upratať dáta, preniesť stavy, pár týždňov bežať paralelne a prepnúť sa. Históriu netreba prenášať a starý systém zostáva ako archív. Odmenou je jeden systém, v ktorom ponuka, projekt aj fakturácia hovoria rovnakými číslami. Ak chcete vidieť, ako by to vyzeralo s vašimi zákazkami, vyskúšajte si Bidmio na vlastných dátach.
Vyskúšajte Bidmio zdarma – s prenosom dát vám pomôžeme.
Súvisiace články
Riadenie zákaziek pre remeselníkov | Ušetrite čas a získajte prehľad
Získajte prehľad o vašich zákazkách, hodinách a faktúrach pomocou digitálneho riadenia zákaziek. Vyskúšajte Bidmio zadarmo a získajte viac času na vaše remeslo.
Čítať článokDigitálna evidencia času pre remeselníkov | Ušetrite čas a získajte prehľad
Zbavte sa manuálnych výkazov práce. S digitálnou evidenciou času získajú remeselníci prehľad o hodinách, mzde a faktúrach – automaticky a jednoducho. Vyskúšajte Bidmio zadarmo.
Čítať článokNajlepší systém riadenia zákaziek na Slovensku | Porovnanie a výhody
Porovnanie najlepších systémov riadenia zákaziek na Slovensku – iDoklad, POHODA, ABRA, FLOWii, Timoty a Bidmio. Zistite, ktorý je najvhodnejší pre vašu firmu.
Čítať článok