Softvér pre upratovacie firmy každý vchod uprataný, každé upratovanie vyfakturované
Zmluva na každý vchod alebo kanceláriu, výjazd, ktorý sa každý týždeň otvorí sám, kontrolný zoznam s fotkami, jeden riadok za dohodnutú cenu a faktúra. Nižšie sledujeme týždenné upratovanie troch vchodov bytového domu v Žiline.
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
Jeden týždeň
Ako funguje softvér pre upratovacie firmy: 8 krokov od zmluvy po faktúru
Zuzana Kováčová vedie upratovaciu firmu v Žiline so šiestimi zamestnankyňami. Spoločenstvo vlastníkov bytového domu na Hlinskej ulici má tri vchody a dohodlo si týždenné upratovanie schodov, zábradlí, vstupnej haly a smetnej miestnosti za 45 € za vchod. Takto beží táto zmluva v Bidmio.
1
Pondelok 9:00 · Zákazník a vchody
Jeden zákazník, tri vchody, každý s vlastnou adresou
Zuzana založí spoločenstvo vlastníkov ako zákazníka a vchody Hlinská 12, 14 a 16 ako jeho lokality. Každá lokalita má adresu a poznámku pre upratovačku: kde je schránka s kľúčom a ktoré dvere vedú do smetnej miestnosti. Nie je tu žiadny kotol ani stroj, ktorý treba evidovať. Zmluva o upratovaní sa týka miesta a na to miesto bude ukazovať.
Viac lokalít pod jedným zákazníkom
Adresa a poznámka k prístupu pri každej lokalite
Na začiatok netreba žiadne zariadenia
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
2
9:10 · Zmluva
Týždenná zmluva na každý vchod za 45 €
V Servisných zmluvách Zuzana vyberie Hlinskú 12 v skupine Celá lokalita, nastaví každých 7 dní, prvé upratovanie v utorok a dva dni rezervy, takže upratovanie v stredu je stále včas. Zadá 45 € ako pevnú cenu za výjazd bez DPH a vyberie kontrolný zoznam Spoločné priestory. To isté urobí pre ďalšie dva vchody. Ďalší utorok vychádza týždeň po plánovanom utorku, aj keď sa tento týždeň upratovalo o deň neskôr.
Interval v dňoch, prvý dátum a dni rezervy
Pevná cena za výjazd bez DPH
Kontrolný zoznam vyplnený pri každom výjazde
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
3
Utorok 6:00 · Výjazdy sa otvoria
Utorkové upratovanie čaká skôr, než sa niekto zobudí
V utorok skoro ráno Bidmio otvorí výjazd pre každý vchod, ktorý je na rade. Nikto si nemusí pamätať zmluvu: tri výjazdy čakajú v plánovaní so zákazníkom, adresou a termínom. Zuzana ich pridelí Marte a vidí, koľko výjazdov už má každá zamestnankyňa v ten deň, aby Hlinská nepadla na niekoho, kto má plný deň.
Výjazdy sa otvoria samy v deň termínu
Zákazník, lokalita a termín už vyplnené
Počet výjazdov na zamestnanca vo vybraný deň
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
4
8:30 · Na mieste
Marta spustí hodiny pri dverách vchodu č. 12
Marta otvorí v mobile dnešný zoznam, ťukne na Hlinskú 12 a nechá sa navigovať. Pri vchode stlačí Začať prácu a hodiny bežia. Ak je smetná miestnosť zamknutá a musí čakať na domovníka, stlačí čakanie a hodiny sa zastavia. Kancelária vidí, prečo výjazd trval dlhšie, a nemusí nikomu volať.
Dnešné výjazdy po poradí v mobile
Navigácia a hovor priamo z výjazdu
Meraný čas na mieste, čakanie zvlášť
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
5
9:20 · Kontrolný zoznam
Schody, zábradlia, sklá a smetná miestnosť, odškrtnuté a odfotené
Na výjazde je kontrolný zoznam Spoločné priestory: schody a medziposchodia povysávané a umyté, zábradlia utreté, sklo vo vchodových dverách, rohože, smetná miestnosť zametená, pavučiny odstránené. Marta odškrtne každý riadok a na konci odfotí vstupnú halu a smetnú miestnosť. O dva týždne sa obyvateľ sťažuje, že sa smetná miestnosť nikdy neupratuje, a Zuzana otvorí výjazd a pošle fotku s dátumom.
Vlastný kontrolný zoznam pre každý druh zmluvy
Fotky s dátumom a časom
Záznam zostáva v histórii lokality
Professional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
6
9:35 · Protokol
Jeden riadok za dohodnutú cenu, hodiny za 0 €
Marta stlačí Hotovo. Z výjazdu vznikne servisný protokol s jedným riadkom, Týždenné upratovanie s dnešným dátumom, množstvo 1 za 45 €. Jej hodina a päť minút je v protokole tiež, ale za 0 €, takže zákazník vidí prácu a neplatí ju dvakrát. Nikto zo spoločenstva nie je na mieste, preto protokol odíde ako odkaz predsedovi, ktorý ho podpíše z domu.
Pevná cena ako jeden riadok za výjazd
Hodiny viditeľné v protokole s cenou nula
Podpis v mobile alebo cez odkaz v e-maile
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
7
Piatok 15:00 · Faktúra
Všetky hotové upratovania bez faktúry v jednom zozname
V piatok Zuzana otvorí zoznam hotových výjazdov bez faktúry. Sú tam tri upratovania na Hlinskej so 135 € na fakturáciu. Faktúry vytvorí z podpísaných protokolov: riadky po 45 € sa prenesú, pripočíta sa DPH, ak ste platiteľ, a dole je QR kód na platbu a splatnosť. Upratovanie, ktoré sa nekonalo, nemá protokol, takže sa na faktúru ani nedostane.
Hotové výjazdy bez faktúry a suma, ktorá čaká
Riadky faktúry z podpísaného protokolu
Upomienky, keď je faktúra po splatnosti
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
8
O týždeň · Práca navyše
Generálne upratovanie po vytopení, podľa hodín
Na najvyššom poschodí vchodu č. 16 praskne potrubie a spoločenstvo si objedná generálne upratovanie a tepovanie koberca. To nie je súčasť týždennej zmluvy, preto ho Zuzana založí ako samostatnú servisnú požiadavku na tej istej lokalite. Martine hodiny a čistiace prostriedky idú do tohto protokolu za bežnú cenu a týždenné upratovanie beží ďalej.
Práca navyše ako vlastná požiadavka na tom istom mieste
Hodiny a materiál podľa vášho cenníka
Pravidelná zmluva beží popri tom
ŽivnostníkProfessional
Ilustrácia. Skutočné obrazovky s ukážkovými dátami pripravujeme.
Kde sa strácajú peniaze
Schody sú umyté. Nikto to nevie dokázať.
Zmluvu o upratovaní vyhráte cenou a stratíte pochybnosťou. Keď obyvateľ tvrdí, že sa smetná miestnosť neupratala, potrebujete viac než slovo upratovačky. A keď sa týždeň vynechá, faktúra nesmie odísť, akoby sa nič nestalo.
Dnes
Týždenné okruhy sú v hlave majiteľky alebo na tabuli
Upratovačky pošlú palec hore namiesto záznamu
Sťažnosti sú vaše slovo proti slovu obyvateľa
Faktúry sa píšu na konci mesiaca spamäti
Generálne upratovanie nacenené na kolene
S Bidmio
Zmluva na každú adresu otvorí každý výjazd sama
Upratovačka odškrtne kontrolný zoznam a odfotí v mobile
Čas na mieste a fotky s dátumom odpovedia na sťažnosť
Každé hotové upratovanie má dohodnutú cenu, pripravené na faktúru
Generálne upratovanie ako samostatná práca podľa hodín a materiálu
Živé demo
Vyskúšajte servisnú časť Bidmio s ukážkovými dátami
Ukážkový účet so zákazníkmi, lokalitami, servisnými zmluvami, výjazdmi a protokolmi. Bez registrácie, dáta sa každý deň obnovia.
Upratovania tohto týždňa, ktoré ešte nie sú vyfakturované
Zoznam hotových výjazdov bez faktúry ukazuje každé upratovanie s dohodnutou cenou. Faktúru vytvoríte priamo z neho. Výjazdy označené ako zahrnuté v zmluve v ňom nie sú.
app.bidmio.sk
Podrobne
Zmluvy o upratovaní v Bidmio: termíny, ceny a dôkazy
Kroky vyššie sledovali jeden týždeň u jedného zákazníka. Tu je, ako tie isté časti fungujú pri všetkých vašich zmluvách a kde Bidmio končí.
Zmluvy na adresu, nie na stroj
Väčšina servisných programov počíta s tým, že sa staráte o zariadenia: kotol, výťah, klimatizáciu. Upratovacia firma sa stará o miesta. V Bidmio môže servisná zmluva ukazovať na celú lokalitu, takže vchod, poschodie kancelárií alebo ambulancia sú to, čoho sa výjazdy týkajú.
Každá zmluva má interval v dňoch, prvý dátum a prípadne niekoľko dní rezervy. Cyklus sa drží plánovaných dátumov, takže upratovanie o deň neskôr neposunie všetky ďalšie. Kancelária upratovaná dvakrát týždenne dostane dve zmluvy, jednu od pondelka a druhú od štvrtka, obe každých 7 dní.
Keď zákazník zmluvu ukončí, ukončíte ju aj v Bidmio. Ďalšie výjazdy sa neotvoria a história každého upratovania zostane pri lokalite.
Celé lokality aj zariadenia v jednom zozname zmlúv
Interval, prvý dátum a rezerva pri každej zmluve
Ukončená zmluva si históriu ponechá
Pevná cena za upratovanie, alebo mesačný paušál
Upratovanie sa predáva za výjazd, nie za hodinu. Keď má zmluva pevnú cenu, každý jej výjazd skončí jedným riadkom za túto cenu, bez DPH a v mene firmy. Hodiny, ktoré si upratovačka zapísala, zostanú v protokole za 0 €, takže pomalé upratovanie zákazníka nestojí viac a rýchle nestojí vás.
Keď sa ten istý výjazd dokončí dvakrát, druhý riadok nepribudne, a protokol, ktorý je už podpísaný alebo vyfakturovaný, sa nikdy neprepíše. Ak zmluva cenu nemá, výjazd sa fakturuje podľa hodín a materiálu ako doteraz.
Niektorí zákazníci platia mesačný paušál. Ten sa na samotnú zmluvu nezadáva. Pošlite ho ako opakujúcu sa faktúru, cenu na zmluve nechajte prázdnu a výjazdy označte ako zahrnuté v zmluve, aby nečakali na vlastnú faktúru.
Jeden riadok s cenou za výjazd, nikdy dva
Podpísané a vyfakturované protokoly sa nemenia
Mesačný paušál ako opakujúca sa faktúra
Dôkaz práce, ktorý zákazník vidí
Pri pravidelnom upratovaní zákazník pri práci takmer nikdy nie je. Dôkaz musí obstáť sám. Každý výjazd zaznamená, kedy upratovačka začala a skončila, odškrtnutý kontrolný zoznam a fotky, a zákazník dostane podpísaný protokol ako PDF.
Ak v Nastaveniach → Servis zapnete pripomienky zákazníkom, zákazník dostane pred výjazdom SMS alebo e-mail a môže potvrdiť alebo požiadať o iný deň. Hodí sa to v domácnostiach a ambulanciách, kde niekto musí otvoriť. Pri spoločných priestoroch to necháte vypnuté.
Čas začiatku a konca pri každom výjazde
Kontrolný zoznam a fotky s dátumom v protokole
SMS alebo e-mail pred výjazdom, ak chcete
Čo Bidmio pre upratovacie firmy nerobí
Bidmio plánuje výjazdy, nie zmeny. Nemá rozpis služieb s pevnými týždennými hodinami pre každú zamestnankyňu a samo neobjednáva čistiace prostriedky u dodávateľa. Zmluva nemá vlastnú sezónu ani dátum konca: ukončíte ju, keď zákazník skončí.
Mesačný paušál nie je súčasťou zmluvy, posiela sa ako opakujúca sa faktúra. Upratovanie viacerých adries na jednu súhrnnú faktúru za mesiac Bidmio zatiaľ nerobí: každý hotový výjazd má vlastnú faktúru z protokolu.
Žiadny rozpis zmien a žiadne automatické objednávky
Paušál nie na zmluve, ale ako opakujúca sa faktúra
Faktúra z každého protokolu, nie súhrnná za mesiac
Ako začať
Na novom účte v Bidmio je servisný modul zapnutý od začiatku. Na staršom účte ho správca zapne v Nastaveniach → Servis. Potom pridajte najväčšieho zákazníka s jeho lokalitami, vytvorte jednu zmluvu na každú lokalitu a nechajte prvý týždeň výjazdov otvoriť sa samých.
Typická práca
Softvér pre upratovacie firmy na prácu, ktorá sa opakuje
Od vchodu každý utorok po jednorazové upratovanie po remeselníkoch.
Spoločné priestory
Schody, chodby, vstupné haly a smetné miestnosti, jedna zmluva a cena na každý vchod.
Kancelárie
Dva alebo tri razy týždenne ako samostatné zmluvy, každá s vlastným zoznamom.
Ambulancie
Kontrolný zoznam podľa vášho postupu, odškrtnutý a odfotený pri každom výjazde.
Upratovanie po nájomníkoch
Jednorazová požiadavka s hodinami a materiálom, podpísaná prenajímateľom.
Umývanie okien
Okruh adries každé štyri alebo osem týždňov s pevnou cenou za adresu.
Upratovanie po stavbe
Samostatná práca na novej lokalite, vyfakturovaná z podpísaného protokolu.
Prechod
Čo môžete prestať používať
Zákazníci a ich adresy sa dajú preniesť z tabuľky. Pri prechode vám pomôžeme na hovore.
Musím evidovať zariadenia, aby som mohla používať servisné zmluvy?+
Nie. Zmluva môže ukazovať na celú lokalitu, napríklad vchod, poschodie kancelárií alebo ambulanciu. Zmluvy na zariadenia fungujú ďalej rovnako pre firmy, ktoré ich potrebujú.
Ako funguje pevná cena za výjazd?+
Cenu bez DPH zadáte na zmluvu. Keď je výjazd, ktorý zmluva otvorila, hotový, protokol dostane jeden riadok za túto cenu a hodiny z výjazdu sú za 0 €. Podpísaný alebo vyfakturovaný protokol sa nikdy nemení a pri dvojitom dokončení druhý riadok nepribudne.
Môžem namiesto ceny za upratovanie účtovať mesačný paušál?+
Nie priamo na zmluve. Paušál pošlite ako opakujúcu sa faktúru, cenu na zmluve nechajte prázdnu a výjazdy označte ako zahrnuté v zmluve, aby nečakali na vlastnú faktúru.
Kancelária sa upratuje v pondelok a vo štvrtok. Ako to nastavím?+
Dvoma zmluvami na tej istej lokalite, jedna začína v pondelok a druhá vo štvrtok, obe každých 7 dní. Každá otvorí vlastný výjazd vo svoj deň.
Čo ak sa upratuje o deň neskôr?+
Výjazd sa stále počíta, ak je v rámci dní rezervy, ktoré ste nastavili, a ďalšie upratovanie zostane na plánovaný deň. Cyklus sa riadi dátumami zmluvy, nie dňom, kedy sa pracovalo.
Ako dokážem, že sa upratovalo?+
Každý výjazd zaznamená čas začiatku a konca, odškrtnutý kontrolný zoznam a fotky a zákazník dostane podpísaný protokol ako PDF. Kontrolné zoznamy s fotkami sú v pláne Professional.
Je servisný modul zapnutý?+
Na nových účtoch je zapnutý od začiatku. Na staršom účte ho správca zapne v Nastaveniach → Servis jedným kliknutím.
