Najlepší systém riadenia zákaziek na Slovensku
Porovnanie, výhody a ako si správne vybrať
V dnešnej dobe digitalizácie už remeselníci a servisné firmy na Slovensku nemusia zápasiť s kopou papierov či neprehľadnými tabuľkami v Exceli. Na scéne sú moderné systémy riadenia zákaziek, ktoré pomáhajú mať všetky objednávky a projekty pod kontrolou.
Čo je to systém riadenia zákaziek?
Systém riadenia zákaziek (Order Management System, OMS) je softvérové riešenie, ktoré umožňuje sledovať, koordinovať a spravovať zákazky od prvotnej požiadavky zákazníka až po finálne dokončenie prác a fakturáciu. V praxi to znamená, že všetky informácie o zákazke – od detailov objednávky, cez plánovanie úloh pre tím, evidenciu materiálu a času, až po vystavenie faktúry – sa nachádzajú na jednom mieste.
- Moderný systém funguje online v cloude s používateľsky prívetivým rozhraním
- Dostupný cez mobilnú aplikáciu pre prácu v teréne
- Všetky zákazky, termíny a dokumenty na jednom mieste
- Žiadne papierovanie, e-maily ani telefónne rozhovory na hľadanie informácií
Prečo je dôležitý pre remeselníkov a servisné firmy?
Nasadenie systému na riadenie zákaziek dokáže výrazne zvýšiť efektivitu a produktivitu malých aj stredných firiem. Remeselníci často trávia veľa času administratívou – až okolo 30% pracovného času v stavebných a technických odvetviach.
Prehľad populárnych riešení na Slovensku
Na slovenskom trhu existuje viacero nástrojov a softvérov, ktoré firmám pomáhajú so správou zákaziek, projektov, fakturáciou či celkovo s organizáciou podnikania. Niektoré z nich sú lokálne riešenia prispôsobené slovenským podmienkam, iné zas medzinárodné platformy, ktoré sa používajú vo viacerých krajinách. Nižšie uvádzame prehľad tých najznámejších a najpoužívanejších, s ktorými sa môžete stretnúť:
iDoklad
Veľmi populárna online aplikácia pre fakturáciu a základnú evidenciu obchodných prípadov od spoločnosti Seyfor (dříve Solitea). iDoklad používajú desaťtisíce živnostníkov a malých podnikateľov, pretože ponúka jednoduché vystavovanie faktúr aj v bezplatnej verzii. Hoci nejde o komplexný systém na riadenie všetkých aspektov zákazky, umožňuje správu kontaktov a dáva prehľad o stave zakázok (objednávok) a obchodných partnerov. iDoklad sa dá prepojiť s inými systémami (napr. e-shopom, bankou, CRM a ďalšími aplikáciami) a má mobilnú aplikáciu. Pre remeselníkov, ktorí zatiaľ nemajú žiadny systém, môže byť iDoklad prvým krokom – získajú v ňom kontrolu nad fakturáciou a čiastočne aj nad zoznamom zákaziek.
POHODA
Účtovný a ekonomický softvér POHODA od firmy Stormware patrí medzi najrozšírenejšie najmä v oblasti účtovníctva na Slovensku aj v Česku. Menej sa vie, že Pohoda obsahuje aj agendu 'Zákazky', v ktorej môžete komplexne sledovať a vyhodnocovať všetky zákazky vo firme. Umožňuje triediť zákazky podľa termínu odovzdania, stavu rozpracovanosti či priradiť k nim zodpovedné osoby. V praxi Pohodu využíva množstvo malých a stredných firiem – od stavebných, cez obchodné až po služby – často hlavne kvôli účtovníctvu a skladom, avšak modul zákaziek im poskytuje aspoň základný prehľad nad projektami. Nevýhodou môže byť, že Pohoda je klasický desktopový program (Windows aplikácia), nie cloudová služba – existuje síce doplnok mPOHODA pre mobilné faktúry a objednávky, no plnohodnotnú prácu so zákazkami mimo kancelárie to úplne nenahrádza.
ABRA ERP
ABRA ERP je komplexný podnikový systém vyvinutý v ČR, známy najmä vo väčších firmách. Ide skôr o robustné ERP riešenie s modulmi pre účtovníctvo, sklad, výrobu, obchod aj CRM. Pre riadenie zákaziek má ABRA samostatný modul alebo využíva prepojenie projektového riadenia s agendou zákaziek. Výhodou ABRA systému je vysoká miera prispôsobenia a široké možnosti integrácie (otvorená architektúra, prepojenie na e-shop, sklad, atď.). Na druhej strane, implementácia ABRY býva nákladná a zdĺhavejšia, preto si ju volia skôr stredné a väčšie spoločnosti s vlastným IT zázemím. Pre malú remeselnú firmu by tak komplexný systém mohol byť zbytočne komplikovaný a drahý.
FLOWii
Slovenské cloudové riešenie FLOWii kombinuje CRM, jednoduché ERP a projektový manažment. Umožňuje spravovať kontakty, vystavovať faktúry, evidovať úlohy a dokonca aj zákazky/projekty (má modul 'Projektový manažment'). Výhodou je prehľadné webové rozhranie v slovenčine a dostupnosť už od malých balíčkov pre 1–2 používateľov, čo ho robí zaujímavým pre menšie podniky. Na druhej strane, FLOWii nie je špecializovaný vyslovene na remeselné a servisné firmy – je skôr univerzálny, takže nemusí obsahovať niektoré špecifické funkcie (napr. skladové hospodárstvo je skôr základné).
Timoty
Za zmienku stojí novšia aplikácia Timoty, ktorá bola vyvinutá priamo pre remeselníkov, servisné a stavebné firmy. Ide o česko-slovenskú aplikáciu založenú na princípoch Field Service Managementu (FSM), čo znamená riadenie práce v teréne. V Timoty môžete jednoducho plánovať zákazky, prideľovať úlohy členom tímu, evidovať odvedenú prácu, materiál aj fotodokumentáciu z terénu. Aplikácia je veľmi intuitívna – podľa tvorcov sa s ňou naučíte robiť do 5 minút a je dostupná v češtine, slovenčine, ukrajinštine a ruštine. Timoty možno vnímať ako špecializovaný nástroj na operatívne riadenie zákaziek priamo v teréne (má napríklad GPS sledovanie polohy pracovníkov na zákazke a pod.). Oproti univerzálnym CRM či ERP má tu výhodu, že je 'šitý na mieru' potrebám servisných technikov a majstrov v stavebníctve.
Okrem lokálnych riešení niektoré firmy siahajú aj po globálnych nástrojoch. Veľké projektové manažéry ako Asana, Trello či Monday.com môžu poslúžiť na plánovanie úloh a sledovanie projektov, najmä ak tím spolupracuje online. Tieto nástroje sú však všeobecné a nemusia mať podporu slovenského jazyka ani prepojenie na vaše účtovníctvo. Pre jednoduchšie potreby môžu remeselníci využívať aj kombináciu nástrojov ako Google Workspace (Kalendár, Tabuľky, Dokumenty) na organizáciu a zdieľanie informácií. V porovnaní s profesionálnym systémom na zákazky však také riešenie nebude nikdy tak efektívne a prehľadné – chýba mu automatizácia a jednotné uloženie všetkých údajov.
Bidmio – moderné riešenie pre riadenie zákaziek v stavebníctve
Medzi najnovšie a najkomplexnejšie systémy pre riadenie zákaziek, špeciálne navrhnuté pre remeselníkov a stavebné firmy, patrí platforma Bidmio. Ide o softvér typu 'všetko v jednom', ktorý zastrešuje celý životný cyklus zákazky – od plánovania a cenovej ponuky, cez realizáciu (vrátane evidencie práce a materiálu, komunikácie so zákazníkom) až po fakturáciu a vyhodnotenie projektu. Bidmio funguje ako online ERP riešenie zamerané na stavebný sektor a remeslá, takže obsahuje práve tie moduly a funkcie, ktoré firmy v tejto oblasti potrebujú.
1Komplexnosť
Bidmio v sebe spája funkcie viacerých typov softvéru. Má modul sledovania času (zamestnanci si môžu digitálne 'píchať' príchod/odchod alebo zaznamenávať odpracované hodiny na zákazkách), modul riadenia objednávok/zákaziek, materiálové hospodárstvo (sledovanie zásob materiálu a vybavenia), správu zamestnancov (pracovné tímy, dochádzka), finančný prehľad (sledovanie rozpočtu zákazky, priebežných nákladov a zisku) a ďalšie. Vďaka tomu nemusíte používať zvlášť dochádzkový systém, zvlášť evidenciu materiálu a zvlášť fakturačný program – všetko je integrované.
2Jednoduché používanie a mobilita
Aj napriek širokej palete funkcií si Bidmio zakladá na prehľadnosti a jednoduchosti ovládania. Dostupný je cez webové rozhranie a ponúka tiež mobilnú aplikáciu (pre Android aj iOS), čo znamená, že majstri a technici môžu využiť Bidmio priamo v teréne – napríklad vyplniť výkaz prác hneď po dokončení úlohy, odfotiť a priložiť dokumentáciu, či nechať si podpísať odovzdanie diela zákazníkom na mobile.
3Automatizácia a úspora času
Cieľom Bidmia je odstrániť zbytočné papierovanie a ručné vypisovanie. Systém vie automaticky generovať výkazy, počítať nadčasy, evidovať spotrebu materiálu na zákazke alebo napríklad upozorniť, že sa blíži termín dokončenia projektu. Podľa údajov od tvorcov dokáže digitalizácia pomocou Bidmia ušetriť až 60–70 % administratívneho času firmy. To znamená viac hodín venovaných reálnej práci na projektoch namiesto 'papierovačiek'.
4Lokalizácia a súlad s legislatívou
Keďže Bidmio vzniklo v EÚ, kladie dôraz na bezpečnosť a splnenie legislatívnych požiadaviek. Dáta sú uložené na európskych serveroch a systém je plne v súlade s GDPR. Pre slovenských používateľov je dôležité, že aplikácia je dostupná v slovenčine (prípadne češtine) alebo v angličtine – nemusíte sa trápiť cudzojazyčným rozhraním. Samozrejmosťou je podpora našej meny (€) a formátov dokladov vyhovujúcich miestnym účtovným štandardom.
5Škálovateľnosť a flexibilita
Bidmio môžu využiť jednotliví živnostníci, ale aj väčšie stavebné spoločnosti s desiatkami zamestnancov. Systém umožňuje nastavovať užívateľské role a prístupy – iné údaje uvidí majiteľ firmy, iné napríklad bežný technik či subdodávateľ. Vďaka cloudovému riešeniu nie je problém pridať ďalších používateľov alebo rozšíriť využívanie podľa rastu firmy. Navyše integrácie cez API dovolia prepojiť Bidmio s ďalšími nástrojmi (napr. účtovným softvérom, či existujúcim CRM).
6Bezplatný prístup a podpora
V neposlednom rade, Bidmio ponúka možnosť vyskúšať si systém zdarma (či už formou demo verzie alebo časovo obmedzeného trialu) a poskytuje školenia aj podporu pri zavádzaní. Tým pádom sa firmy nemusia obávať, že by prechod zo starých metód na nový systém nezvládli – tím Bidmio pomôže s importom dát aj zaškolením personálu. Implementácia je rýchla a nevyžaduje žiadne špeciálne IT znalosti, keďže ide o cloudovú službu (nemusíte nič inštalovať na vlastné servery).
Mnohé stavebné firmy v zahraničí už Bidmio úspešne používajú a dosiahli vďaka nemu citeľné zlepšenia – napríklad skrátenie času stráveného administratívou o 60 % či zvýšenie ziskovosti projektov o 20–30 %. Na Slovensku ide o novinku, no vzhľadom na podobné procesy a problémy v remeselných firmách možno očakávať, že si Bidmio nájde svoje miesto aj tu. Ak hľadáte ucelené riešenie, ktoré zastreší všetko od dochádzky zamestnancov, cez evidenciu materiálu až po fakturáciu zákazníkom, Bidmio určite stojí za vyskúšanie.
Porovnanie funkcií vybraných systémov
Nasledujúca tabuľka zhrňuje kľúčové funkcie a vlastnosti štyroch populárnych systémov pre riadenie zákaziek a porovnáva, do akej miery ich jednotlivé riešenia podporujú. V porovnaní je zahrnutý aj Bidmio, aby ste videli, ako si vedie oproti etablovaným nástrojom:
| Funkcionalita / Vlastnosť | Bidmio | iDoklad | POHODA | ABRA ERP |
|---|---|---|---|---|
| Lokalizácia jazyka | Slovenský/český | Slovenský | Slovenský | Český/Slovenský |
| Cloudová aplikácia | Áno (web + mobil) | Áno | Nie* | Čiastočne** |
| Mobilná aplikácia | Áno (iOS/Android) | Áno | Áno (mPOHODA pre fakturáciu) | Obmedzene |
| Fakturácia a doklady | Áno (objednávky, faktúry) | Áno (faktúry) | Áno (kompletné účto) | Áno (kompletné účto) |
| Plánovanie zakázok | Áno | Nie | Čiastočne | Áno |
| Evidencia práce (čas) | Áno | Nie | Nie | Čiastočne |
| Sledovanie materiálov/skladu | Áno | Nie | Áno | Áno |
| CRM (kontakty, ponuky) | Áno | Čiastočne | Čiastočne | Áno |
| Integrácie (API) | Áno | Áno | Áno | Áno |
| Vhodné pre firmu | malé–stredné | mikro, malé | malé–stredné | stredné–veľké |
| Cenový model | mesačný paušál (trial zdarma) | freemium (zdarma + platené) | licencia (jednorazovo + podpora) | licencia (jednorazovo, implementácia) |
* Pohoda je primárne desktop program pre Windows, avšak ponúka čiastočnú prácu na diaľku cez doplnky (napr. mPOHODA pre mobilné faktúry a online synchronizáciu dát).
** ABRA ERP môže byť nasadená na vlastnom serveri s prístupom cez vzdialenú plochu alebo web rozhranie; novšie verzie podporujú aj cloudové riešenia, avšak nasadenie vyžaduje odbornú implementáciu.
Z tabuľky vidno, že každé riešenie má svoje silné stránky. iDoklad vyniká jednoduchosťou a cenou (pretože v základe je zadarmo), no pokrýva len fakturáciu a evidenciu odberateľov – na komplexné riadenie projektov a zákaziek nestačí. Pohoda je skvelá na účtovníctvo a zvládne aj sklady či personalistiku, takže ju využijete multifunkčne, ale postráda mobilnú operatívu a modernú spoluprácu v cloude. ABRA ponúka takmer všetko, čo veľká firma môže potrebovať, lenže málá firma pravdepodobne nevyužije všetky jej funkcie a odradí ju vysoká cena a zložitosť. Bidmio sa profiluje ako vyvážené riešenie – prináša širokú funkcionalitu (od dochádzky po fakturáciu) v modernom kabáte, je prístupné cez internet a mobil a pritom je navrhnuté špecificky pre segment remeselníkov a stavbárov.
Ako si vybrať správny systém riadenia zákaziek?
Pri výbere vhodného systému by ste mali zohľadniť viacero faktorov, aby výsledné riešenie čo najlepšie sedelo potrebám vašej firmy:
Veľkosť a typ vášho podnikania
Iný systém sa hodí pre jednoosobového živnostníka-elektrikára a iný pre firmu so 40 zamestnancami. Malý podnik ocení jednoduchosť a nízke náklady – možno mu stačí online fakturačný nástroj s evidenciou zákaziek. Väčšia firma už potrebuje prepracovanejšie funkcie (rozdeľovanie úloh, reporty, napojenie na účtovníctvo) a mala by investovať do robustnejšieho riešenia.
Lokálne vs. medzinárodné riešenie
Lokálne (slovenské/české) systémy majú výhodu, že bývajú v slovenčine a reflektujú domácu legislatívu (napr. správne zaobchádzajú s DPH, dokladmi pre účtovníctvo a pod.). Medzinárodné nástroje môžu byť inovatívne, ale overte si, či sú dostupné vo vašom jazyku a či sú vhodné pre slovenské prostredie. Niektoré zahraničné apps napríklad neumožňujú vystaviť faktúru so slovenskými náležitosťami.
Kľúčové funkcie, ktoré požadujete
Spíšte si, čo od systému očakávate – potrebujete len fakturáciu a evidenciu kontaktov? Alebo plánovanie prác pre tím a sledovanie materiálu? Chcete, aby systém upozorňoval na termíny, umožnil zákazníkom schvaľovať cenové ponuky online, prípadne aby vedel pracovať aj offline? Majte priority, aby ste vedeli vylúčiť riešenia, ktoré ich nespĺňajú.
Rozpočet
Stanovte si, koľko ste ochotní investovať. Niektoré nástroje sú dostupné už za pár desiatok eur mesačne (prípadne majú bezplatné verzie), kým implementácia veľkých ERP môže stáť tisíce eur. Nezabudnite zohľadniť aj dlhodobé náklady – mesačné poplatky, poplatky za užívateľa, prípadne náklady na zaškolenie personálu alebo migráciu dát.
Skúšobná doba a podpora
Ideálne je vyskúšať si vybraný systém v praxi. Väčšina moderných riešení ponúka trial na 14 alebo 30 dní, počas ktorého zistíte, či vám vyhovuje ovládanie a či spĺňa vaše očakávania. Zároveň sa zaujímajte o kvalitu zákazníckej podpory – ak narazíte na problém, potrebujete rýchlu pomoc (telefonickú či online). Napríklad pri Bidmio si môžete jednoducho naplánovať demo prezentáciu a vyskúšať plnú verziu zdarma, kým sa rozhodnete.
Možnosti integrácie
Ak už používate nejaké iné softvéry (napr. účtovný program, CRM alebo dochádzkový systém), zistite, či sa dajú s vybraným systémom prepojiť. Otvorené API alebo existujúce premostenia (napr. iDoklad sa dá prepojiť s Money S3 účtovníctvom) vám do budúcna uľahčia tok informácií medzi rôznymi nástrojmi.
Referencie od iných užívateľov
Pozrite sa, aké firmy používajú daný systém a či sú z podobnej branže ako vy. Prípadové štúdie, recenzie alebo odporúčania kolegov 'z fachu' vedia veľa napovedať. Ak systém pomohol inej stavebnej firme zlepšiť prehľad v zákazkách a ušetriť čas, je veľká šanca, že bude prínosom aj pre vás.
Frequently Asked Questions
Správny systém je investícia do budúcnosti
Nástroje na riadenie zákaziek sa stávajú nevyhnutnosťou pre každú firmu, ktorá chce držať krok s dobou a mať svoje podnikanie pod kontrolou. Či už ste stolár s dvoma zamestnancami, alebo stavebná firma s päťdesiatimi pracovníkmi, správny systém vám pomôže zlepšiť organizáciu práce, ušetriť čas a zvýšiť spokojnosť zákazníkov. Na slovenskom trhu máme šťastie, že si môžeme vybrať z viacerých kvalitných riešení – od jednoduchých fakturačných aplikácií ako iDoklad, cez overené ekonomické systémy typu POHODA, až po moderné platformy typu Bidmio prispôsobené presne potrebám remeselníkov a stavebných firiem.
Ak hľadáte spoľahlivého partnera pre digitalizáciu svojho podnikania, vyskúšajte Bidmio. Zaregistrujte sa ešte dnes a presvedčte sa, ako vám tento systém dokáže zjednodušiť prácu – od cenovej ponuky až po odovzdanie zákazky a fakturáciu.
Related Articles
Riadenie zákaziek pre remeselníkov | Ušetrite čas a získajte prehľad
Získajte prehľad o vašich zákazkách, hodinách a faktúrach pomocou digitálneho riadenia zákaziek. Vyskúšajte Bidmio zadarmo a získajte viac času na vaše remeslo.
Čítať článokDigitálna evidencia času pre remeselníkov | Ušetrite čas a získajte prehľad
Zbavte sa manuálnych výkazov práce. S digitálnou evidenciou času získajú remeselníci prehľad o hodinách, mzde a faktúrach – automaticky a jednoducho. Vyskúšajte Bidmio zadarmo.
Čítať článokDigitálny pracovný výkaz pre remeselníkov | Ušetrite čas a vyhnite sa chybám s Bidmio
Zbavte sa papierových výkazov. S digitálnym pracovným výkazom získate prehľad o hodinách, materiáloch a dokumentácii priamo z mobilu. Pozrite sa, ako Bidmio uľahčí vašu prácu.
Čítať článok