Ako digitalizovať svoju stavebnú firmu za 90 dní

Pracovníci zabudnú zaznamenať čas, napíšu nečitateľné poznámky alebo stratia papierové výkazy. Pri priemernej sadzbe 35€/hodinu, firma s 10 ľuďmi stráca 2 000-6 000€ mesačne.

Keď faktúry odchádzajú 2-3 týždne neskoro namiesto okamžite, cash flow trpí. Niektoré faktúry sa úplne zabudnú.

Bez sledovania v reálnom čase zistíte, že projekt bol stratový, až po jeho dokončení. Vtedy je už neskoro niečo upraviť.

Dobrí pracovníci odchádzajú z firiem s chaotickými procesmi. Nahradenie jedného kvalifikovaného pracovníka stojí 10 000-20 000€ na nábor, školenie a stratenú produktivitu.

Kancelársky personál trávi 15-20 hodín týždenne zadávaním údajov, naháňaním výkazov a opravou chýb. To je čiastočný úväzok za neproduktívnu prácu.

Založte účty, nakonfigurujte základné nastavenia, pridajte zamestnancov. Prevádzkujte systém paralelne s vaším súčasným procesom - zatiaľ nič nenahrádzajte. Cieľ: Každý sa vie prihlásiť a orientovať v aplikácii.

Začnite zaznamenávať všetky hodiny digitálne. Spočiatku si ponechajte papierovú zálohu. Porovnajte digitálne a papierové záznamy na zachytenie problémov. Cieľ: 80% hodín zachytených digitálne.

Vytvorte všetky aktívne projekty v systéme. Priraďte pracovníkov k projektom. Začnite sledovať hodiny voči konkrétnym projektom. Cieľ: Prehľad o projektových hodinách v reálnom čase.

Začnite zaznamenávať materiály použité na každom projekte. Prepojte sa s katalógmi dodávateľov, ak sú dostupné. Cieľ: Kompletný obraz nákladov na projekt.

Vygenerujte prvé faktúry zo systému. Prepojte sa s vaším účtovným softvérom. Cieľ: Čas fakturačného cyklu znížený o 50%.

Skontrolujte dashboardy a reporty. Identifikujte zostávajúce bolestivé body. Dolaďte pracovné postupy. Cieľ: Tím používa systém ako primárny nástroj, papier eliminovaný.

Spýtajte sa pracovníkov, čo ich najviac frustruje. Neskoré výplaty, pretože sa stratili výkazy? Nevedieť, kam ísť ďalej? Prezentujte softvér ako riešenie ich problémov, nielen ako sledovanie zo strany vedenia.

Identifikujte 2-3 zamestnancov, ktorí sú technicky zdatní a rešpektovaní kolegami. Vyškoľte ich prvých. Nechajte ich pomáhať ostatným. Podpora od kolegov je efektívnejšia ako príkazy od šéfa.

Aplikácia musí byť jednoduchšia ako papier. Ak zaznamenanie času trvá viac ako 30 sekúnd, adopcia zlyhá. Vyberte softvér navrhnutý pre stavebných pracovníkov, nie pre kancelárskych zamestnancov.

V prvom mesiaci demonštrujte konkrétny prínos. Rýchlejšie výplaty, okamžité nájdenie dokumentov, vedieť rozvrh na zajtra už dnes. Skoré víťazstvá budujú momentum.

Očakávajte sťažnosti 4-6 týždňov. Počúvajte legitímne problémy a riešte ich. Ale nedovoľte pracovníkom jednoducho odmietnuť. Po prechodnom období už starý spôsob nie je možnosťou.

Ak je mobilná aplikácia druhoradá, vaši pracovníci v teréne ju nebudú používať. Aplikácia by mala byť primárnym rozhraním, nie obmedzeným doplnkom k desktopu.

Staveniská často majú slabé pripojenie. Aplikácia musí fungovať bez internetu a synchronizovať sa, keď sa spojenie obnoví.

Vaši pracovníci by mali vedieť používať základné funkcie do 10 minút od prvého otvorenia aplikácie. Ak si vyžaduje školiace videá, je príliš komplexná.

Softvér vo vašom jazyku s miestnym podporným tímom. Keď sa niečo pokazí o 7:00 ráno, potrebujete pomoc od niekoho, kto rozumie vášmu kontextu.

Musí sa prepojiť s vaším účtovným softvérom, aby ste sa vyhli dvojitému zadávaniu. Pred záväzkom skontrolujte konkrétne integrácie.

Pozor na skryté náklady za podporu, integrácie alebo ďalších používateľov. Mesačná cena by mala zahŕňať všetko, čo potrebujete.

Implementácia evidencie času, projektového riadenia, fakturácie, skladu a CRM súčasne zahltí každého. Začnite s jedným modulom, zvládnite ho, potom rozširujte.

Softvér s najviac funkciami nie je najlepšou voľbou. Najlepšia voľba je softvér, ktorý váš tím skutočne bude každý deň používať.

Okamžité zavedenie pre všetkých znamená, že problémy ovplyvnia všetkých. Začnite s jedným tímom alebo projektom, vyriešte problémy, potom rozširujte.

Niekto musí byť zodpovedný za implementáciu. Ak je to práca každého, nie je to práca nikoho.

Produktivita typicky klesá v prvom mesiaci, keď sa ľudia učia. Skutočné výhody sa objavia v mesiaci 2-3. Nevzdávajte sa príliš skoro.

Pracovníci v teréne vidia problémy, ktoré nevidíte. Vytvorte kanál pre spätnú väzbu a rýchlo konajte pri legitímnych obavách.

Ak papier zostáva možnosťou, ľudia ho budú používať. Stanovte pevný dátum, kedy papierové procesy končia. Paralelné systémy spôsobujú zmätok a prácu navyše.

Porovnajte fakturovateľné hodiny zaznamenané teraz vs. pred 3 mesiacmi. Cieľ: 10-15% nárast zachytených hodín.

Dni od dokončenia projektu po odoslanie faktúry. Cieľ: Pod 3 dni (oproti 2-3 týždňom).

Rozdiel medzi odhadovaným a skutočným ziskom projektu. Cieľ: V rámci 5% od odhadu.

Týždenné hodiny strávené zadávaním údajov a papierovou prácou. Cieľ: 50% zníženie.

Jednoduchý mesačný prieskum. Pracovníci, ktorí sa cítia organizovane a podporovane, podávajú lepší výkon a zostávajú dlhšie.

Pracovníci zaznamenajú hodiny za menej ako 30 sekúnd. Žiadne komplexné formuláre, žiadny zmätok. Len ťuknúť, vybrať projekt, hotovo.

Plná funkcionalita bez internetu. Údaje sa synchronizujú automaticky, keď sa spojenie obnoví.

Skutoční ľudia, ktorí rozumejú stavebníctvu, dostupní keď potrebujete pomoc.

Jedna cena zahŕňa všetky funkcie, všetkých používateľov, celú podporu. Žiadne prekvapivé náklady.

Pomôžeme vám nastaviť a vyškoliť váš tím bez ďalších nákladov. Váš úspech je náš úspech.

Testujte so skutočným tímom na skutočných projektoch pred záväzkom. Nevyžaduje sa kreditná karta.